Aviso de Privacidad Integral

2. Datos personales que recabamos

Para las finalidades de este aviso podemos recabar las siguientes categorías de datos:

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico y número de teléfono.
• Datos de la empresa usuaria: nombre comercial, razón social y Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
• Datos laborales: empresa a la que perteneces y tu rol dentro de la aplicación (viajero, aprobador o administrador).
• Datos de viajes y gastos: destinos, motivos, fechas, anticipos, montos, formas de pago, kilometraje, fotografías de comprobantes y archivos XML de comprobantes fiscales digitales (CFDI), que incluyen datos fiscales de emisores y receptores.
• Datos de uso: fechas de registro, de aceptación de este aviso y de baja de información comercial.

ViaticApp no solicita datos personales sensibles. Te pedimos no capturar en descripciones ni fotografías información sensible que no sea necesaria para comprobar un gasto.

3. Finalidades primarias (necesarias para el servicio)

• Crear y administrar tu cuenta, verificar tu correo electrónico y permitir el acceso seguro, incluida la recuperación de contraseña.
• Dar de alta a tu empresa y vincular a sus usuarios mediante el código de invitación.
• Registrar viajes, anticipos y gastos; gestionar su autorización y revisión; y calcular el saldo de cada viaje.
• Leer los datos de los CFDI que adjuntes y generar alertas fiscales informativas.
• Generar los reportes que la empresa usuaria solicite (Excel, PDF y archivos de respaldo).
• Atender solicitudes de soporte, aclaraciones y el ejercicio de tus derechos.
• Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

4. Finalidades secundarias

Los datos de contacto de las personas que dan de alta una empresa (administradores) también podrán usarse, sin que sea necesario para el servicio, para:

• Enviar información comercial, promociones y novedades de ViaticApp y de servicios relacionados.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.

Si no deseas que tus datos se usen para estas finalidades, puedes indicarlo en cualquier momento en la aplicación (Inicio > Mis datos > "No deseo recibir información comercial"), escribiendo a [email protected] o con el enlace para darte de baja incluido en cada comunicación comercial. Tu negativa no afectará el servicio. Los datos de los usuarios que se unen a una empresa con código de invitación no se usan para finalidades secundarias.

5. Datos de los empleados de las empresas usuarias

Cuando una empresa usuaria invita a sus empleados, los datos de esos empleados y de sus viajes y gastos se tratan por cuenta de dicha empresa, para la comprobación de viáticos. La empresa usuaria decide qué información registra y es la responsable de informar a su personal sobre ese tratamiento.

6. Transferencias y proveedores

Para operar ViaticApp nos apoyamos en proveedores de servicios tecnológicos (almacenamiento y bases de datos en la nube, envío de correos electrónicos y compilación de la aplicación), algunos con servidores fuera de México. Estos proveedores tratan los datos solo por cuenta del Responsable y conforme a sus instrucciones, por lo que no constituyen transferencias que requieran tu consentimiento.

Los datos de cada empresa solo son visibles para los usuarios de esa misma empresa, según su rol. No vendemos tus datos personales. Solo los transferiremos sin tu consentimiento en los casos previstos por la ley, por ejemplo, para atender requerimientos de autoridades competentes.

7. Derechos ARCO y revocación del consentimiento

Tienes derecho a acceder a tus datos personales, rectificarlos, cancelarlos u oponerte a su tratamiento (derechos ARCO), así como a revocar tu consentimiento. Para ello envía una solicitud a [email protected] que contenga:

• Tu nombre y un medio para comunicarte la respuesta.
• Copia de una identificación oficial o, en su caso, documentos que acrediten la representación legal.
• La descripción clara de los datos y del derecho que deseas ejercer.
• Cualquier documento que facilite la localización de tus datos.

Te responderemos dentro de los plazos que establece la ley, contados desde que recibamos tu solicitud completa. Ten en cuenta que algunos datos deben conservarse para cumplir obligaciones legales, fiscales o contractuales.

8. Cómo limitar el uso o divulgación de tus datos

Además de las opciones del apartado 4, puedes escribir a [email protected] para solicitar que limitemos el uso de tus datos. También puedes inscribirte en el Registro Público para Evitar Publicidad de la Procuraduría Federal del Consumidor.

9. Seguridad

Aplicamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger tus datos, entre ellas: conexiones cifradas, verificación de correo electrónico con código, controles de acceso por empresa y por rol, y almacenamiento privado de fotografías y archivos XML.

10. Cambios a este aviso

Este aviso puede modificarse por cambios legales, en nuestros servicios o en nuestras prácticas de privacidad. La versión vigente siempre estará disponible en https://viaticapp.mx/aviso-de-privacidad y en la aplicación.

11. Autoridad

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales en posesión de los particulares.